O processo de otimização de compras consiste basicamente em encontrar o melhor negócio possível. Isso significa um produto ou serviço que satisfaça as necessidades de seu negócio, mantendo o menor custo possível. 

Portanto, o que a otimização deve fazer é encontrar o produto que preencha ambos os aspectos. Entretanto, esse processo não é tão simples assim. Geralmente, as empresas estão procurando mais de um item e objetivo. 

Considerando isso, devemos ter uma melhor compreensão de um processo de aquisição de múltiplos itens. Dois conceitos básicos que ajudarão a esclarecer as coisas são o escopo e a escala. 

Economias de Escala 

Economias de escala são conceitos para reduzir os custos das empresas. Enquanto o escopo analisa o custo médio total de produção em vários itens, a escala tem a vantagem de produzir maiores quantidades de um único item. 

Assim, a economia de escopo procura diminuir os custos, aumentando a variedade de bens produzidos. Ela mantém um produto central, mas também investe em gamas complementares. É mais barato produzir dois produtos com insumo do que ter um insumo para cada um deles. 

Por outro lado, a economia de escala tem sua vantagem em um aumento da produção de um bem. Quanto maior o volume de produção, menor é o custo por unidade. 

Os princípios básicos da otimização de compras 

Primeiro, precisamos estabelecer que a aquisição é um processo de leilão. O primeiro passo é a equipe de compras estimar as necessidades de um período de desempenho estipulado pela empresa. 

Então eles devem comunicar suas necessidades aos fornecedores ou licitantes. Isso pode acontecer de muitas maneiras diferentes, por e-mail, por conferência ou qualquer meio de comunicação. 

Depois que a necessidade for estabelecida, os fornecedores apresentarão uma proposta com requisitos. A melhor opção para aquisição é a licitação selada, pois a compra de itens separados resultará em custos extras, então as licitações seladas terão uma melhor rentabilidade. 

Ta fase acaba quando a equipe de compras escolhe o que melhor se adapta às suas necessidades. Em seguida, procederá a negociações com o fornecedor. 

Por que a Otimização de Compras? 

A maior vantagem de um processo de aquisição otimizado é a possibilidade de desenvolver um modelo matemático que incorpora todas as propostas de todos os fornecedores. 

Com isso, se uma boa solução for encontrada, ela cobrirá todas as necessidades, tais como itens, regras comerciais e custos mais baixos. Como o modelo pode ser treinado, é possível testar diferentes regras e cenários em busca de um modelo mais eficiente. 

O professor de gestão da cadeia de suprimentos Larry C. Giuniperoda Florida State University, sugere algumas regras que podem ser testadas para avaliar o impacto sobre o negócio: 

  • Limitando a quantidade máxima de negócios alocados a qualquer empresa
  •  Exigindo um mínimo de negócios a serem alocados para empresas de propriedade de minorias ou de mulheres
  • Atribuição de todos os negócios para um item de baixo volume a um fornecedor
  • Somente utilizando fornecedores que tenham adotado práticas "verdes" ou sustentáveis 

Isso é chamado teste de cenário e é uma parte fundamental do processo de otimização. O professor também explica que um modelo matemático pode reduzir em até 10% em relação a outras abordagens. Além disso, ele economiza tempo mantendo boas relações com os fornecedores. 

Outra vantagem de um modelo otimizado é permitir que os fornecedores apresentem ofertas em lotes de tamanhos, combinando itens ou serviços para os quais eles podem fazer melhores valores e preços. 

É tudo uma questão de dados 

A necessidade de um modelo matemático bem implementado são muitos dados. Dados limpos e estruturados. O lado ruim é que estes modelos de otimização não podem ser feitos em aplicações desktop e computadores. 

Como são muitas variáveis e restrições, é necessário utilizar servidores com velocidade e memória apropriadas. Estes dados são coletados de várias fontes, por exemplo, Sistemas ERPs

Portanto, o processo está coletando, limpando e enriquecendo muitos dados e depois estruturá-los de forma a serem valorizados para a empresa. Com o conjunto de dados instalado, é possível descrever as necessidades, prever os problemas e melhorar o desempenho. 

O tratamento de dados acontecerá em três etapas: 

  1. Extração de dados: extração de dados de todas as fontes possíveis; consolidá-los em um banco de dados central.  
  2. Categorização de dados: classifique cada dado extraído da mesma maneira; coloque-o de forma padrão. 
  3. Análise: procure insights a partir dos dados que você acabou de categorizar.andard way. 

Conclusão 

No passado, a aquisição ffocava na compreensão dos ciclos anteriores e na tentativa de adaptação com base neles. Agora, em um contexto digital, a aquisição é mais eficiente e automatizada, usando dados para tomar decisões prescritivas. A análise de dados terá impacto não apenas nos custos dos pedidos, mas também estabelecerá um sourcing mais estratégico.

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