E-procurement é um processo onde as empresas fazem pedidos e compram suprimentos e serviços na Internet. Diferente do comércio eletrônico, ele utiliza um sistema fechado, acessível apenas aos clientes e usuários registrados. Portanto, a maior vantagem do e-procurement é estabelecer uma conexão direta de compradores e fornecedores, facilitando a interação e execução de transações como licitações, pedidos e e-mails.
História do E-procurement
Primeiramente, os estágios iniciais do e-procurement foram nos anos 80, com a criação do EDI (Eletronic Data Interchange - Intercâmbio Eletrônico de Dados). Ele fornece uma base técnica para a automatização das transações comerciais. Isso significa que o EDI pode envolver todo o processo de intercâmbio, como transmissão, fluxo de mensagens, formato de documentos e software utilizado, uma vez que contém as mesmas informações passadas através do papel.
O EDI fornece uma alternativa de substituição de fluxos de informação que aconteceram no papel. Ele economiza dinheiro, pois pode reduzir os custos de classificação, distribuição, organização e busca de documentos em papel.
With the EDI, companies began developing online catalog for vendors and involving suppliers and customers trough bids, purchases and orders. Now, it can handle from evaluation to contract management.
Como funciona?
O principal objetivo do e-procurement é aumentar a eficiência na aquisição de produtos. Para fazer isso, as empresas precisam estabelecer conexões com os fornecedores. O e-procurement proporciona um ambiente mais fácil para isso. Em outras palavras, o processo segue a conexão de compradores e fornecedores através de uma plataforma on-line centralizada. Assim, nessa plataforma, as empresas podem:
- Avaliar os parceiros potenciais através da definição de requisitos.
- Solicitar informações de fornecedores, fazer propostas e cotações.
- Negociar o contrato e implementá-lo.
- Criar requisições, compras, pedidos e cronogramas de entrega.
- Analisar os gastos e buscar melhorias.
Os benefícios do e-procurement
Há muitos aspectos positivos no e-procurement. Por exemplo, ele ajuda a automatizar o processo e reduzir o trabalho manual dos profissionais, liberando tempo para se concentrar em funções estratégicas.
Além disso, ao centralizar as transações, facilitando o rastreamento e a geração de relatórios e reduzindo os ciclos de compras, você pode gerenciar toda a operação em um só lugar. Assim, os sistemas automatizados otimizam o desempenho, ajudam as equipes a serem menos sobrecarregadas e aumentam a eficiência do processo e, portanto, reduzem os custos.
Finalmente, proporciona aos clientes uma maior seleção de possibilidades, desde fornecedores até itens e serviços, pois com uma gama mais ampla de fornecedores, é mais fácil atender às necessidades da empresa.
E os desafios?
O maior desafio de um sistema de e-procurement é a implementação. Mais importante, ele precisa ser integrado a toda a operação da empresa, mantendo contato com outros bancos de dados e sistemas back-end da empresa.
Depois disso, é importante treinar os funcionários para usar o sistema, ao contrário, mesmo com um grande sistema, a eficiência e a rentabilidade diminuirão. Os funcionários devem entender como o sistema funciona e como lidar com ele para garantir sua funcionalidade.
Finalmente, o sistema só funciona quando compradores e fornecedores podem trabalhar juntos para sustentar a transição para um novo sistema. Porque, sem a co-participação no processo, o sistema não será tão eficaz quanto poderia ser.
Types of E-procurement
Existem diferentes tipos de e-procurement, dependendo da especificidade do software utilizado. Eles podem ser divididos em três categorias principais:
- Planejamento de Recursos Empresariais (ERP): responsável principalmente pelo planejamento de recursos e dados integrados.
- E-sourcing: sistema on-line que pode identificar fornecedores potenciais e avaliá-los. Mais fornecedores estão conectados, permitindo aos compradores encontrar ofertas mais atraentes.
- E-informing: troca de informações entre compradores e fornecedores. Em sua maioria, cria um banco de dados que pode ser consultado pela empresa.
Em conclusão
E-procurement é um sistema e estratégia que busca integrar compradores e fornecedores em um ambiente on-line para otimizar as trocas e automatizar a área de compras, ou seja, leva a uma redução de custos, aumento da eficiência e, portanto, ao aumento dos lucros.
Existem diferentes tipos de software que podem integrar o processo de e-procurement, cada um com suas próprias particularidades e designado a uma necessidade específica. No final, a maior vantagem do e-procurement é facilitar a busca de fornecedores e a conexão com eles.
